Mỗi người có thể chỉ cưới một lần trong đời nên việc đặt tiệc cưới thường rất lúng túng và thiếu kinh nghiệm. Những kinh nghiệm đặt nhà hàng tiệc cưới thiết thực sau đây giúp bạn hiểu rõ và đặt được tiệc cưới hoàn hảo theo ước nguyện của mình.
Những điều cần chuẩn bị trước khi đặt nhà hàng tiệc cưới
Trước khi bạn đi đến nhà hàng tiệc cưới tìm hiểu thông tin và đặt tiệc cưới, bạn phải xác định được 3 điều sau đây:
– Ngày giờ đãi tiệc.
– Số bàn tiệc dự kiến sẽ đãi.
– Giá thực đơn 1 bàn tiệc mà bạn có khả năng chi trả
Đối với 2 điều đầu tiên: ngày giờ đãi tiệc và số bàn tiệc dự kiến là điều bạn cần phải xác định được trước để cung cấp cho nhân viên dự tiệc tại nhà hàng tiệc cưới. Hai thông tin này sẽ giúp cho người nhận tiệc xem nhà hàng có trống chỗ trong ngày đãi tiệc của bạn không?
Đối với điều thứ 3 là giá thực đơn 1 bàn tiệc mà bạn có khả năng chi trả sẽ giúp bạn chọn được nhà hàng tiệc cưới và thực đơn tiệc cưới hợp với khả năng tài chính của mình
Ngày giờ đãi tiệc
Có rất nhiều bạn hiểu sai về ngày cưới và ngày đãi tiệc cưới. Hai ngày này hoàn toàn khác nhau. Ngày cưới chính là ngày bạn chọn để tổ chức đám cưới. Mong muốn có một đám cưới trọn vẹn và cuộc sống hạnh phúc sau này, nhiều người chọn thầy phong thủy để lựa ra ngày cưới đẹp và hợp tuổi với cô dâu, chú rể.
Trong ngày cưới, người ta sẽ tổ chức nhiều nghi lễ truyền thống như là rước dâu, trao tặng sính lễ cưới, làm lễ gia tiên, cúng tổ tiên, trao nhẫn cưới …. Thông thường thì các nghi lễ này sẽ được tổ chức vào buổi sáng trong ngày cưới. Đến buổi trưa, sau khi rước dâu về nhà trai, thì bên nhà trai có làm một vài bàn tiệc tại tư gia để chiêu đãi họ hàng, bạn bè … những người đã tham gia rước dâu.
Sau bữa tiệc trưa thì mọi người về nhà, cô dâu chú rể cũng vào phòng nghỉ ngơi. Đến chiều tối thì tổ chức bữa tiệc cưới chiêu đãi mọi người tại nhà hàng tiệc cưới mà họ đã đặt trước đó.
Đa số đám cưới đều như vậy, nghĩa là ngày cưới và ngày đãi tiệc đều chung 1 ngày. Tuy nhiên, nếu bạn đặt tiệc cưới trễ hoặc ngày đó quá tốt nên nhà hàng tiệc cưới mà bạn thích hết chỗ. Bạn hoàn toàn có thể đãi tiệc cưới sau ngày cưới 1 ngày hoặc 2 ngày.
Vì vậy, chúng ta thấy ngày cưới và ngày đãi tiệc có thể là chung 1 ngày hoặc là 2 ngày hoàn toàn khác nhau đều được. Người lớn xem trọng ngày tốt cho đám cưới nên nhất thiết ngày cưới phải cử hành đúng với ngày đã chọn, còn ngày đãi tiệc thì không quan trọng bằng nên có thể đãi sau ngày cưới vài ngày cũng được.
Tuy nhiên, khi bạn đặt tiệc tại nhà hàng tiệc cưới, nhân viên nhân tiệc lại không quan tâm ngày cưới của bạn là ngày nào. Họ chỉ quan tâm đến ngày đãi tiệc của bạn mà thôi. Vì thế khi đặt tiệc cưới, họ sẽ hỏi bạn dự định đãi tiệc ngày nào. Sau khi bạn cung cấp ngày đãi tiệc cho họ thì họ mới kiểm tra cho bạn ngày đó nhà hàng còn chỗ hay không.
Số bàn tiệc dự kiến đặt nhà hàng tiệc cưới
Số bàn tiệc dự kiến bạn sẽ đãi là thông tin thứ hai mà bạn cần cung cấp cho nhân viên nhận tiệc tại nhà hàng tiệc cưới, sau khi họ đã xác định được ngày đãi tiệc của bạn.
Tại sao nhân viên nhận tiệc không cho bạn đặt cọc ngay nếu nhà hàng còn sảnh trống trong ngày đãi tiệc của bạn? Lý do liên quan đến vấn đề sắp xếp các tiệc trong ngày của nhà hàng để có thể tối ưu hóa lợi nhuận của họ. Điều này nghĩa là sao? Chúng ta sẽ tìm hiểu ngày sau đây.
Tìm hiểu sức chứa và cách sắp xếp tiệc vào sảnh tại các nhà hàng tiệc cưới
Một nhà hàng tiệc cưới có rất nhiều sảnh cưới. Mỗi sảnh cưới được họ đặt một cái tên khác nhau để dễ phân biệt. Nhà hàng theo phong cách Tây thì đặt tên sảnh theo kiểu Tây như sảnh Ruby, sảnh Saphia, sảnh Diomon … Còn nhà hàng theo phong cách Việt hoặc Hoa thì đặt tên sảnh kiểu Hán Việt như sảnh Cát Tường, Sảnh Phú Quý, Sảnh Hạnh Phúc, sảnh Như Ý, …
Mỗi một sảnh cưới của nhà hàng lại có sức chứa không giống nhau. Có sảnh có sức chứa rất nhiều, từ 40 đến 50 bàn, lại có những sảnh có sức chứa rất nhỏ tầm dưới 15 bàn. Nhưng phổ biến nhất là những sảnh tiệc có sức chứa tầm 20 đến 30 bàn. Ngoài ra, đối với những tiệc cưới lớn đãi nhiều bàn thì một số nhà hàng có thể mở vách ngăn ghép 2 sảnh vào để tăng sức chứa lên đến 80 đến 100 bàn/tiệc.
Bạn thấy đó, nếu họ nhận một tiệc có số bàn là 20 bàn cho sảnh 40 bàn thì sau đó nếu có tiệc khác đặt khoảng 30 mấy 40 bàn, họ sẽ hết sảnh để nhận. Như vậy họ đã mất đi lợi nhuận đến 50%. Đó là lý do nhân viên nhận tiệc sẽ tiếp nhận thông tin của bạn và kiểm tra chỗ trống của các sảnh trong nhà hàng trước khi cho bạn đặt cọc.
Nhà hàng tiệc cưới sắp xếp và ưu tiên các tiệc như thế nào?
Mình lấy một ví dụ cụ thể như thế này. Giả sử nhà hàng A có tổng cộng 4 sảnh tiệc:
– 2 sảnh 40 bàn là sảnh X và sảnh Y
– 2 sảnh 25 bàn là sảnh M và N.
Giả sử hiện tại tất cả các sảnh tiệc đều đang trống. Nếu bạn đặt tiệc cưới với số bàn là khoảng từ 35 đến 40 bàn thì họ sẽ nhận ngay và cho vào sảnh X và Y có sức chứa tương đương với số bàn bạn đặt. Tương tự như vậy nếu bạn đặt tiệc với số bàn từ 20 đến 25 bàn thì họ cũng nhận ngay và cho vào sảnh M hoặc N có sức chứa tương đương với số bàn bạn đặt.Nhưng trường hợp này là những trường hợp tiệc rất lý tưởng cho nhà hàng, vì tận dụng được tối đa công suất của các sảnh tiệc.
Giờ chúng ta xem một ví dụ nữa để thấy được nhà hàng họ tìm cách tối ưu công suất tiệc như thế nào. Giả sử ngày bạn đặt tiệc, họ chỉ còn đúng 1 sảnh tiệc là X thôi. Công suất sảnh X là 40 bàn. Các sảnh Y, sảnh M, sảnh N đều đã có người đặt rồi. Bạn gặp nhân viên nhận tiệc và cung cấp thông tin là bạn muốn đặt khoảng từ 18 đến 20 cho tiệc cưới của mình. Nếu nhân viên nhận tiệc nhận tiệc của bạn ngay thì họ sẽ mất đi 20 bàn cho sảnh X vì sảnh X có sức chứa đến 40 bàn. Điều này đồng nghĩa với việc nếu họ nhận tiệc của bạn vào sảnh Y thì họ mất đi 50% doanh thu cơ hội. Nhân viên nhận tiệc sẽ xem xét 2 khả năng:
Khả năng thứ nhất là nếu ngày đặt tiệc của bạn quá gần với ngày đãi tiệc. Điều này có nghĩa là xác suất họ nhận được thêm những người hỏi tiệc khác vào ngày này rất thấp vì thời gian còn quá ít. Họ sẽ chấp nhận cho bạn đặt tiệc và tư vấn cho bạn đặt cọc chỗ trong ngày đó luôn.
Khả năng thứ hai là ngày đãi tiệc của bạn còn rất xa so với ngày đặt tiệc. Ví dụ bạn đặt trước đến 4 đến 5 tháng. Nhân viên nhận tiệc nhận thấy rằng thời gian 4 đến 5 tháng họ hoàn toàn có thể có được những người khách hỏi tiệc khác có thể có số bàn cao hơn số bàn tiệc mà bạn đặt. Có thể tối ưu hóa công suất của sảnh X và lợi nhuận của họ.
Vì thế, mặc dù sảnh X vẫn còn trống nhưng họ sẽ nói với bạn là sảnh X hiện tại đang có người đặt cọc chỗ rồi, họ sẽ tư vấn bạn đặt lùi lại 1 ngày để đẩy tiệc của bạn vào sảnh M hoặc sảnh N (những sảnh có sức chứa nhỏ khoảng 20 đến 25 bàn). Hoặc cũng có thể họ tư vấn bạn đãi vào buổi trưa vào ngày đó (tiệc trưa chỉ chiếm khoảng 20% so với tiệc tối tại tất cả các nhà hàng tiệc cưới.) Họ sẽ đưa ra thêm những ưu đãi hấp dẫn để bạn đồng ý dời tiệc của mình từ buổi tối sang buổi trưa. Nếu thực hiện thành công, nhân viên nhận tiệc không chỉ tối ưu hóa được công suất sảnh tiệc lớn mà còn có được thêm tiệc của bạn nữa.
>>>Xem thêm: 5 loại khách bạn không nên mời trong tiệc cưới của bạn
Giá thực đơn một bàn tiệc
Khi bạn đi tìm hiểu thông tin và hỏi tiệc. Nhân viên nhận tiệc chỉ đưa ra thực đơn tiệc cho bạn tham khảo. Thực đơn tiệc thông thường được chia ra làm 2 loại:
– Thực đơn theo Set Menu mà nhà hàng đã lập sẵn
– Thực đơn chọn món khách hàng tự lựa chọn
Tuy nhiên, trong cả 2 loại thực đơn trên đều chỉ là giá cho bạn tham khảo mà thôi. Vì nhà hàng cứ khoảng 2 tuần hoặc 1 tháng họ lại cập nhật lại giá thực đơn. Các tờ thực đơn mà họ đưa bạn xem đều có mục ghi chú là: “Giá thực đơn này có giá trị đến ngày ………”. Chỉ khi nào bạn đặt món ăn và ký hợp đồng chốt thực đơn với nhà hàng thì đó mới là giá thực đơn chính thức.
Mặc dù vậy, bạn cũng không cần phải quá lo lắng vì giá thực đơn bạn tham khảo so với giá thực đơn chính thức khi bạn ký hợp đồng cũng chỉ chênh lệch nhiều lắm là 5% đến 7% mà thôi. Nghĩa là nó cũng chỉ tăng hoặc giảm 5% -7% , tùy thuộc vào giá nguyên vật liệu thức ăn trong thời gian bạn đãi tiệc.
Bạn đã có dự tính ngân sách dành cho 1 bàn tiệc của mình rồi, hãy tham khảo qua giá thực đơn của Set Menu của nhà hàng. Hãy tham khảo Set có giá trung bình, để lấy đó làm giá tham khảo.
Ví dụ: nhà hàng đưa cho bạn 4 set có mức giá là 3 triệu, 4 triệu, 5 triệu, 6 triệu/bàn. Thì bạn có thể lấy giá trung bình 1 bàn khoảng 4,5 triệu làm mức giá tiệc trung bình của nhà hàng đó. Từ đó so sánh với mức ngân sách dành cho 1 bàn tiệc của mình.
Nếu mức này xấp xỉ hoặc thấp với mức ngân sách của bạn thì bạn có khả năng đặt được nhà hàng này. Còn nếu mức này cao hơn mức ngân sách của bạn thì rõ ràng khả năng tài chính của bạn không đủ để chi trả nếu đặt tại nhà hàng này, bạn chỉ tham khảo qua và có thể tìm nhà hàng tiệc cưới khác có mức thực đơn thấp hơn.
Liên hệ đặt nhà hàng tiệc cưới
Như đã đề cập ở đầu bài viết, khi bạn liên hệ đặt nhà hàng tiệc cưới, bạn sẽ gặp mặt nhân viên nhận tiệc lần đầu tiên. Họ sẽ yêu cầu bạn cung cấp cho họ 3 thông tin:
– Ngày giờ đãi tiệc.
– Số bàn tiệc dự kiến sẽ đãi.
– Giá thực đơn 1 bàn tiệc mà bạn có khả năng chi trả
Trước đây, khi công nghệ thông tin và các phần mềm hỗ trợ chưa phát triển, tại phòng nhận tiệc của các nhà hàng đều có một cuốn sổ rất là lớn. Họ gọi cuốn sổ đó là cuốn sổ cái nhận tiệc. Mỗi một trang của cuốn sổ đó sẽ tương đương với 1 ngày. Mỗi trang sẽ được chia đôi, phần phía trên là phần tiệc dành cho buổi trưa, phần phía dưới là phần tiệc dành cho buổi tối. Trong mỗi phần lại được kẻ ra thành nhiều ô, mỗi ô sẽ được ghi nội dung tiệc mà khách hàng đã đặt như:
– Ngày đặt cọc chỗ
– Ngày đặt cọc thức ăn
– Ngày đãi tiệc
– Số lượng bàn tiệc
– Sảnh tiệc nào?
– Danh sách thực đơn mà khách đặt và mức giá.
– Thức uống trong tiệc
– Chương trình khách đặt gồm những gì? Ví dụ: MC, múa khai mạc, pháo kim tuyến…
– Chương trình khuyến mãi nào khách được hưởng.
– Họ tên cô dâu, chú rể
– Họ tên song thân phụ mẫu hai bên
Khi bạn đặt tiệc, tất cả các thông tin của bạn đều được bên nhà hàng ghi nhận trong cuốn sổ cái này. Nắm được ngày đãi, số bàn tiệc dự kiến của bạn, nhân viên nhận tiệc sẽ lật sổ ra xem. Ngày bạn đãi tiệc cưới còn bao nhiêu sảnh trống, sức chứa mỗi sảnh bao nhiêu, trống buổi tối hay buổi trưa tất cả đều được thể hiện trên sổ. Sau khi xem sổ xong, nhân viên nhận tiệc sẽ báo cho bạn biết là còn chỗ hay không.
>>> Xem thêm: Cách tự trang trí bàn thờ gia tiên đẹp trong ngày cưới
Tùy thuộc vào số bàn tiệc bạn dự kiến sẽ đãi mà nhân viên nhận tiệc sẽ tự động chọn cho bạn sảnh tiệc có sức chứa phù hợp. Nếu trong trường hợp nhà hàng còn nhiều sảnh trống có sức chứa hợp với bạn thì có thể họ sẽ cho bạn chọn, tuy nhiên phần lớn trường hợp nhân viên nhận tiệc sẽ chọn cho bạn luôn chứ bạn không có cơ hội để tự chọn. Theo đó, họ sẽ báo với bạn là với số lượng bàn như vậy, họ còn sảnh X với sức chứa là bao nhiêu bàn đó phù hợp với tiệc của bạn. Nếu thời điểm bạn đặt sảnh tiệc đó không đang tổ chức tiệc thì nhân viên nhận tiệc sẽ mời bạn theo họ. Họ sẽ dẫn bạn lên sảnh tiệc mà họ nói để bạn xem. Đến sảnh, họ sẽ bật hết tất cả đèn trong sảnh, bao gồm các đèn mắt ếch trên trần nhà, đèn sân khấu, đèn Halogen trừ các loại đèn đặt biệt khi làm lễ như đèn Follow, đèn lazer … là không bật.
Các ngọn đèn được bật lên sẽ làm sáng toàn bộ sảnh tiệc và đặc biệt khu vực sân khấu lúc nào cũng được trang trí sẵn nên sẽ rất thu hút bạn. Nhân tiện, nhân viên sẽ giới thiệu với bạn sảnh tiệc này tên gì, mang phong cách Á hay Âu, có sức chứa tối đa bao nhiêu bàn, phòng cô dâu khu vực nào, lối đi như thế nào? Bàn tiếp khách sẽ đặt ở đâu? Bạn có thể quan sát sảnh tiệc trong khoảng 5 – 7 phút, trước khi trở lại phòng nhận tiệc.
Tại đây, nhân viên sẽ tiếp tục trao đổi với bạn về các vấn đề:
– Chương trình khuyến mãi của nhà hàng.
– Chính sách đặt cọc và ký hợp đồng đặt tiệc.
– Giá cả thực đơn món ăn và thức uống.
Chúng ta sẽ tìm hiểu trong phần tiếp theo các vấn đề này.
>>> Xem thêm: Tổng hợp một số nhà hàng tiệc cưới giá rẻ tại Sài Gòn
Chương trình khuyến mãi của nhà hàng tiệc cưới
Có rất nhiều hình thức khuyến mãi mà nhà hàng tiệc cưới dành cho khách hàng của mình. Chúng ta sẽ xem qua một số các chương trình khuyến mãi phổ biến mà nhà hàng tiệc cưới áp dụng.
Chương trình khuyến mãi tiệc cưới: tặng dịch vụ cưới theo số lượng bàn tiệc.
Chương trình khuyến mãi theo số lượng bàn tiệc là một trong những chương trình khuyến mãi phổ biến nhất của các nhà hàng tiệc cưới. Nội dung chủ yếu của chương trình này là khi bạn đặt tiệc với số lượng bàn càng nhiều thì bạn sẽ được hưởng càng nhiều các dịch vụ cưới của nhà hàng.
Dưới đây là hình ảnh minh họa cho chương trình khuyến mãi dạng này.
– Khi khách hàng đặt tiệc với số lượng bàn ít khoảng từ 5 đến 9 bàn thì họ chỉ được hưởng những dịch vụ cơ bản mà nhà hàng không tốn hoặc ít tốn thêm chi phí như là trang trí phòng tiệc, trang trí áo ghế, trang trí bong bóng, món ăn nhẹ cho cô dâu và chú rể (món ăn này thường là món súp được múc ra 2 chén từ nồi súp mà bạn đặt trong thực đơn tiệc).
– Ở mức cao hơn 1 chút là từ 10 bàn đến 14 bàn thì bạn được tặng thêm rượu champagne cùng tháp ly đá khói, thiệp cưới và 1 cành hoa tươi cắm trên mỗi bàn.
– Cao hơn chút nữa là từ 15 đến 25 bàn thì bạn tặng thêm dịch vụ lễ tân, ban nhạc và ca sĩ cùng với bánh cưới 2 tầng.
– Đến mức từ 26 bàn đến 35 bàn bạn có được thêm dịch vụ MC dẫn chương trình và pháo kim tuyến.
– Ở mức 36 bàn đến 45 bàn bạn được tặng thêm tiết mục múa khai mạc 4 thiên thần và nâng cấp bánh cưới 2 tầng lên thành 3 tầng
– Ở mức 46 bàn đến 60 bàn bạn được nâng cấp tiết mục múa khai mạc lên thành vũ đoàn múa 8 người và bánh cưới cũng được nâng cấp lên thành 4 tầng
– Và ở mức cao nhất là từ 61 bàn trở lên bạn, ngoài tất cả những ưu đãi trên bạn được tặng thêm 1 bàn tiệc cùng với chương trình trình chiếu hình ảnh cô dâu chú rể trên màn hình nhà hàng.
Mục tiêu của chương trình khuyến mãi này là khuyến khích khách hàng đặt số lượng bàn tiệc càng nhiều càng tốt. Hoặc là khi khách hàng đặt tiệc gần đến ngưỡng của mức khuyến mãi kế tiếp, nhân viên nhận tiệc sẽ cố gắng khách hàng đặt thêm 1 hoặc 2 bàn để đạt được mức kế tiếp để hưởng thêm khuyến mãi.
Những điều cần chú ý trong chương trình khuyến mãi của nhà hàng tiệc cưới
Một điều lưu ý nữa trong chương trình khuyến mãi dạng này là 2 dịch vụ quan trọng của tiệc cưới là MC dẫn chương trình và chương trình múa khai mạc tiệc chỉ được nhà hàng khuyến mãi khi bạn đạt được số bàn tiệc đặt khá cao. (Đối với MC là từ 26 bàn trở lên, đối với múa khai mạc phải từ 36 bàn trở lên.) Vì vậy, khi đặt tiệc, nếu không đạt được đến ngưỡng này, bạn cũng không nên tìm cách mời thêm khách mời không thân thiết mà dẫn đến tốn kém chi phí. Thay vào đó, bạn có thể chọn mua thêm dịch vụ này từ bên nhà hàng và họ tính tiền riêng cho mỗi dịch vụ.
Đối với thiệp cưới, bạn đạt ngưỡng 15 bàn thì bạn đã được tặng thiệp. Nếu không thích thiệp của nhà hàng, bạn có thể yêu cầu họ hoàn tiền thiệp cho bạn để bạn có thể tự mình đặt những mẫu thiệp độc đáo hơn ở những dịch vụ in thiệp bên ngoài.
Một lưu ý nữa là những chương trình khuyến mãi theo bàn tiệc như vậy họ chỉ tính theo số bàn tiệc chính thức bạn đặt thôi, không tính những bàn tiệc dự bị.
Bàn dự bị là gì?
Bạn tiệc dự bị chính là những bàn tiệc bạn chưa dùng đến. Thường mỗi nhà hàng sẽ cho bạn dự bị 1 bàn tiệc khi bạn đặt đủ 10 bàn. Bàn dự bị là bàn chỉ được mở ra khi số lượng khách mời của bạn đi vượt quá số lượng bàn tiệc chính thức bạn đã đặt. Nhà hàng chỉ tính tiền bàn dự bị khi nó được mở, còn bạn không mở bàn dự bị thì nhà hàng không tính thêm tiền.
Chương trình khuyến mãi tiệc cưới: miễn phí thức uống
Ngoài chương trình khuyến mãi dịch vụ cưới theo số bàn tiệc, chương trình khuyến mãi thức uống cũng là một hình thức khuyến mãi được rất nhiều nhà hàng tiệc cưới áp dụng. Nhưng muốn nhà hàng khuyến mãi cho bạn thức uống, tiệc cưới của bạn phải đạt được 1 điều kiện nào đó. Phổ biến nhất là họ đặt ra 2 điều kiện liên quan đến số bàn tiệc và giá thực đơn tiệc bạn đặt.
Ví dụ:
– Nếu bạn đặt tiệc trên 20 bàn và giá thực đơn trên 4 triệu thì bạn sẽ được tặng nước ngọt suốt tiệc.
– Nếu bạn đặt tiệc trên 30 bàn và giá thực đơn trên 4 triệu thì bạn sẽ được tặng bia suốt tiệc
– Nếu bạn đặt tiệc trên 30 bàn và giá thực đơn trên 5 triệu thì bạn sẽ được tặng bia và nước ngọt suốt tiệc
Đây là những điều kiện chủ yếu để bạn được tặng thức uống. Nếu không được tặng thức uống thì ngoài tiền phải trả cho thực đơn món ăn thì bạn sẽ phải trả thêm tiền thức uống. Tiền thức uống thường chiếm khoảng 10% giá thực đơn món ăn trong tiệc cưới của bạn.
Điều lưu ý khi nhận khuyến mãi thức uống là một số nhà hàng họ tặng thức uống suốt tiệc, một số khác họ tặng theo thời gian có hạn. Ví dụ họ miễn phí bia cho tiệc của bạn đến hết 20h30. Nếu tiệc cưới của bạn vì một lý do nào đó khai mạc trễ như là do mưa gió hay là do khách đến trễ dẫn đến khai mạc trễ và cũng dẫn đến món ăn trễ kết thúc trễ. Nhà hàng chỉ khuyến mãi bia đến hết 20h30 mà bạn 20h mới khai mạc tiệc và 20h30 tiệc mới đi được một nữa, thì thời gian còn lại bạn phải trả tiền cho số bia mà khách dùng thêm. Hãy trao đổi kỹ điều này với nhân viên nhận tiệc khi đặt tiệc và quản lý của sảnh tiệc trong ngày đãi tiệc của bạn để có thể tiết kiệm tối đa được tiền thức uống.
Điều thứ hai cần lưu ý nữa là hãy hỏi kỹ họ thức uống khuyến mãi là loại bia gì? Nước ngọt gì? Và đưa luôn tên loại bia đó vào trong hợp đồng để đảm bảo nhà hàng không tráo những loại bia, nước ngọt giá rẻ trong tiệc cưới của bạn.
Chương trình khuyến mãi tiệc cưới: tặng bàn tiệc
Chương trình khuyến mãi tặng bàn tiệc là khi bạn đặt tiệc đạt ngưỡng bao nhiêu bàn thì nhà hàng tặng thêm cho bạn 1 bàn. Phổ biến nhất là đặt 10 bàn tặng 1 bạn. Có thể nói đây là chương trình khuyến mãi hấp dẫn nhất. Nó tương đương với việc giảm 10% cho tiệc cưới của bạn.
Nếu tiệc cưới của bạn có số lượng bàn là 22 bàn, mỗi bàn trị giá 4 triệu thì bạn phải chi đến 88 triệu. Trong trường hợp nhà hàng áp dụng 10 bàn tặng 1 thì 20 bàn bạn được tặng 2. Vậy bạn chỉ phải đặt 20 bàn thôi, mỗi bàn 4 triệu thì bạn chỉ phải trả 80 triệu. Bạn giảm được 8 triệu (tương đương 10% của 80 triệu) so với đặt 22 bàn.
Nếu tính như vậy bạn được giảm 10% tương đương 8 triệu nhưng nhà hàng họ mất ít hơn 10% vì họ tặng bàn tiệc cho bạn sẽ lợi hơn so với họ giảm 10% tiền tiệc cho bàn. Lý do là 1 bàn tiệc giá vốn của nhà hàng sẽ nhỏ hơn 4 triệu. Vì thế nhà hàng họ thích 10 bàn tặng 1 bàn hơn là giảm 10% tiền tiệc cho khách.
Chương trình khuyến mãi tiệc cưới: giảm giá trực tiếp cho khách đặt tiệc
Thường rất ít khi nhà hàng áp dụng chương trình giảm giá trực tiếp cho khách hàng. Chỉ trong những trường hợp thật đặt biệt, họ muốn lấp đầy những sảnh cưới trong những thời gian vắng khách thì họ mới áp dụng chương trình giảm giá như thế này. Mức giảm giá thường rơi vào khoảng 10% đến 15% áp dụng trên thực đơn cưới.
Họ áp dụng mức giảm giá này thường cho những buổi tiệc cưới được tổ chức vào buổi trưa, đặc biệt là buổi trưa từ thứ hai đến thứ sáu trong tuần. Đây là thời gian rất ít tiệc được đãi vì thời gian này mọi người phải đi làm, nếu muốn dự tiệc họ phải xin nghĩ hôm đó nên người ta sẽ rất hiếm khi đãi tiệc trưa vào những ngày làm việc trong tuần. Nếu có thì phải vào ngày thứ bảy hay chủ nhật.
Trường hợp nữa là họ giảm giá vào những tháng tiệc cưới ít được tổ chức như tháng 7 âm lịch (dân gian gọi là tháng cô hồn không tốt cho cưới hỏi) hoặc là tháng 5 âm lịch (dân gian nói rằng không nên tổ chức cưới hỏi vào giữa năm vì dễ xảy ra ngăn cách, chia ly vợ chồng)
Đừng vì giảm giá 10% hay 15% mà đặt tiệc những thời gian này nhé, bạn sẽ phải hối hận vì rất ít khách mời có thể đến dự tiệc cưới của bạn đó
Chương trình khuyến mãi tiệc cưới: tặng tiền trên mỗi bàn tiệc
Tại sao lại là tặng tiền trên mỗi bàn tiệc? Chương trình khuyến mãi như vậy có lợi gì cho khách hàng? Chúng ta thử phân tích. Mình thấy có một nhà hàng tiệc cưới khu vực quận 3 đã từng đưa ra chương trình tặng 1 triệu đồng/bàn tiệc. Nếu phân tích kỹ, đây cũng chỉ là một hình thức giảm giá thôi. Nếu bạn nói bạn giảm 1 triệu đồng/bàn tiệc và bạn tặng 1 triệu đồng/bàn tiệc thì cũng giống nhau.
Điều lưu ý là bạn nên đọc rõ để được tặng 1 triệu đồng hoặc giảm giá 1 triệu đồng/bàn tiệc thì bạn có cần phải thỏa điều kiện gì của nhà hàng không?
Điều lưu ý nữa là nhà hàng có nâng giá thực đơn lên 1 triệu đồng rồi sau đó đưa ra chương trình giảm giá 1 triệu đồng/bàn tiệc. Hình thức này được rất nhiều siêu thị điện máy sử dụng, họ nâng giá tivi, thiết bị gia dụng lên 30%, 20% rồi tung ra khuyến mãi giảm 30%, 20% cho những thiết bị này. Nếu làm như vậy thực ra là không có giảm, chỉ là một cách để thu hút khách hàng đến đặt tiệc mà thôi.
>>> Xem thêm: 6 nhà hàng tiệc cưới được bình chọn nhiều tại Sài Gòn
Đặt cọc giữ chỗ tại nhà hàng tiệc cưới
Sau khi bạn đã xem qua giá cả thực đơn, xem qua sảnh tiệc và chương trình khuyến mãi của nhà hàng. Bạn cảm thấy hài lòng, thích thú với nhà hàng tiệc cưới này thì đã đến lúc bạn cần phải tiến hành đặt cọc giữ chỗ tại nhà hàng rồi đấy.
Đặt cọc giữ chỗ là gì?
Đặt cọc giữ chỗ tại nhà hàng là bạn đặt cọc cho nhà hàng một số tiền theo quy định của nhà hàng. Số tiền này nhiều hay ít tùy thuộc vào chính sách đặt cọc chỗ của mỗi nhà hàng. Có những nhà hàng yêu cầu đặt cọc khoảng 5 triệu, cũng có những nhà hàng yêu cầu đặt cọc chỗ đến 8 tới 10 triệu đồng.
Số tiền cọc này chính là điều kiện đảm bảo nhà hàng giữ chỗ, hay nói đúng hơn là giữ đúng cái sảnh cưới mà bạn đã xem trong ngày mà bạn chọn đãi tiệc cưới. Một khi bạn đã tiến hành đặt cọc giữ chỗ thì nhà hàng sẽ không nhận bất kỳ tiệc nào vào đúng ngày và đúng sảnh mà bạn đã chọn nữa. Vì thế bạn có thể an tâm là tiệc cưới của mình đã được đảm bảo.
Cần lưu ý là số tiền bạn đặt cọc chỗ sẽ được trừ lại khi bạn thanh toán tiền đãi tiệc vì thế hãy giữ cẩn thận biên lại đặt cọc chỗ mà nhà hàng giao cho bạn. Có thể phía nhà hàng sẽ yêu cầu bạn xuất trình biên lai đặt cọc chỗ thì họ mới trừ lại tiền khi thanh toán tiền đãi tiệc cưới.
Tiền đặt cọc chỗ sẽ không được nhà hàng tiệc cưới hoàn lại cho bạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ bị mất luôn số tiền đặt cọc này nếu mà bạn không đãi tiệc trong ngày bạn đã chọn tại nhà hàng.
Kết cấu thực đơn nhà hàng tiệc cưới
Kết cấu thực đơn của nhà hàng tiệc cưới thường được chia làm 2 loại thực đơn khác nhau. Loại thực đơn thứ nhất gọi là Set Menu và loại thực đơn thứ hai gọi là thực đơn chọn món.
Thực đơn Set Menu
Thực đơn Set Menu là loại thực đơn nhà hàng đặt ra sẵn. Nó thường rất hoàn chỉnh, khởi đầu bằng các món khai vị, sau đó đến các món súp, món chính và cuối cùng là các món cơm chiên,mì hoặc lẩu. Kết thúc bằng món tráng miệng.
Mỗi nhà hàng tiệc cưới thường làm ra khoảng từ 10 đến 20 Set Menu để cho khách đặt tiệc cưới chọn lựa. Mỗi Set Menu lại có một mức giá khác nhau, từ thấp đến cao, đáp ứng được nhu cầu của nhiều dạng khách hàng khác nhau
Nhà hàng rất thích khách hàng đặt tiệc theo Set Menu mà nhà hàng đã soạn sẵn. Lý do là khi nhiều khách hàng đặt chung 1 Set Menu thì nhà hàng có thể nhập chung 1 loại nguyên vật liệu với số lượng nhiều hơn, chi phí rẻ hơn, chế biến cũng tiết kiệm thời gian hơn.
Đặc biệt hơn nữa nếu nhà hàng đó tồn kho một dạng thực phẩm nào đó nhiều quá và họ muốn đẩy bớt nó ra thì họ sẽ lập 1 Set Menu những món ăn có liên quan đến loại nguyên vật liệu đó, và bán Set Menu đó với giá khuyến mãi, khuyến khích khách hàng đặt Set Menu đó
Nhìn chung, khi bạn đặt Set Menu thì bạn luôn có mức giá tương đối tốt hơn so với đặt các món riêng lẻ, từ đó cũng giúp bạn giảm được chi phí đãi tiệc.
Thực đơn chọn món
Ngoài thực đơn Set Menu, nhà hàng vẫn còn một loại thực đơn khác cho khách đặt tiệc cưới. Đó chính là Thực Đơn Chọn Món. Nếu bạn không muốn bó buộc trong những món mà nhà hàng đã bày sẵn, bạn có thể chọn thực đơn chọn món riêng lẻ.
Thực Đơn Chọn Món sẽ được chia ra thành khoảng 4 danh mục bao gồm các:
– Danh sách các món khai vị – Danh sách các món súp và món nước. – Danh sách các món ăn chính. Các món này bao gồm hải sản, bò, gà, heo, rau cải. – Danh sách các món ăn no. – Danh sách các món tráng miệng.
Mỗi một món đều có một mức giá riêng, sau khi bạn chọn món xong, người nhận tiệc sẽ viết danh sách các món bạn đã chọn thành 1 menu của riêng bạn. Người nhận tiệc cộng toàn bộ giá các món trong menu của bạn, từ đó tính ra giá của 1 bàn tiệc là bao nhiêu tiền.
>>>Xem thêm: Top 10 thực đơn cưới của các nhà hàng cao cấp
Ký hợp đồng đặt tiệc cưới và cọc tiền món ăn tại nhà hàng tiệc cưới
Sau khi đặt cọc chỗ xong, trước ngày cưới khoảng từ 1 đến 2 tháng, bên nhà hàng sẽ liên lạc với bạn đến nhà hàng để chọn thực đơn và ký hợp đồng đặt tiệc. Hầu như tất cả các nhà hàng tiệc cưới đều có chính sách đặt cọc và thanh toán như sau:
– Lần 1: đặt cọc giữ chỗ: khách đặt tiệc sẽ phải đặt cọc khoảng 5 đến 7 triệu để giữ chỗ cho tiệc cưới của mình tại nhà hàng
– Lần 2: Chọn thực đơn, ký hợp đồng đặt tiệc và đặt cọc tiếp từ 30% đến 50% giá trị thực đơn mà khách đặt tiệc đã chọn.
– Lần 3: Tất toán toàn bộ số tiền còn lại sau khi tiệc cưới kết thúc. Nhà hàng sẽ trừ lại cho bạn tiền đặt cọc của lần 1 và lần 2.
Như vậy, ở bước 2 này, bạn sẽ bắt đầu lựa chọn thực đơn cho tiệc cưới của mình. Bạn có thể lựa hẳn 1 set menu mà nhà hàng đã sắp xếp sẵn hoặc có thể lựa từng món riêng biệt. Như đã nói ở trên, việc chọn Set Menu nhà hàng đã sắp xếp sẵn luôn có giá tốt hơn nếu bạn lựa từng món riêng lẻ và ghép lại thành 1 menu của riêng bạn.
Như có một số người không thích một hoặc 2 món trong set menu của nhà hàng, chúng ta có thể vẫn chọn bộ set menu đó nhưng yêu cầu nhân viên nhận tiệc đổi 1 hoặc 2 món và tính lại giá toàn bộ menu cho bạn. Đây là một trong các cách chọn thực đơn tiệc cưới được nhiều người sử dụng nhất. Khi nhân viên đổi 1 vài món tất nhiên làm tăng giá Set Menu đó lên nhưng mức giá tăng lên không đáng kể và thường người đặt tiệc có thể chấp nhận được.
Sau khi bạn chọn được thực đơn tiệc cưới ưng ý cho mình rồi, nhân viên nhận tiệc sẽ báo giá thực đơn đó cho bạn. Kể từ thời điểm đó cũng là thời điểm chốt giá của thực đơn luôn. Nghĩa là giá thực đơn sẽ không thay đổi nữa dù nhà hàng có đổi giá hay giá nguyên vật liệu có tăng hay giảm đi chăng nữa.
Hoàn tất việc chọn thực đơn và mức giá, nhân viên nhận tiệc sẽ chính thức in bộ hợp đồng đặt tiệc ký kết giữa bạn và nhà hàng. Trong hợp đồng đặt tiệc phải thể hiện được những điều sau đây, nếu không được thể hiện bạn phải yêu cầu nhà hàng bổ sung vào:
Ngày giờ đãi tiệc
Ngày đãi tiệc là ngày nào? Phải ghi rõ ngày tháng năm cụ thể. Bên cạnh đó còn phải ghi chú cả ngày âm lịch nữa để tránh xảy ra nhầm lẫn
Tiếp theo là giờ đãi tiệc, tiệc cưới của bạn đãi vào buổi trưa hay buổi tối. Nếu vào buổi trưa thì thường từ 11h đến 14h30. Còn nếu đãi buổi tối thì từ 17h00 đến 21h00 hoặc 22h00. Hợp đồng phải thể hiện rõ như vậy.
Thông tin các bên ký hợp đồng
– Họ và tên của chủ tiệc, người đứng ra ký hợp đồng cùng các thông tin các nhân của chủ tiệc.
– Thông tin của bên nhà hàng như tên nhà hàng, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện nếu có
– Họ và tên của cô dâu, chú rể.
Thông tin về tiệc cưới của bạn thể hiện trên hợp đồng
– Tiệc được tổ chức tại sảnh tiệc nào của nhà hàng?
– Số bàn chính thức của tiệc cưới của bạn là bao nhiêu?
– Số bàn dự bị là bao nhiêu?
– Những chương trình khuyến mãi nào nhà hàng tặng cho bạn? Ví dụ nhà hàng tặng bánh cưới, tháp rượu champagne, đá khói, pháo kim tuyến, MC, múa khai mạc … tất cả những khuyến mãi này phải được ghi đầy đủ trong hợp đồng
Thông tin về giá cả và món ăn trong thực đơn
– Danh sách món ăn trong thực đơn gồm bao nhiêu món, đó là những món nào?
– Giá thực đơn là bao nhiêu tiền/bàn.
– Danh sách thức uống: bao gồm nước ngọt loại gì, bia nhãn hiệu nào, nước suối nhãn hiệu nào? Sử dụng chai hay là lon?
– Giá cả của các loại thức uống. Giá một chai bia bao nhiêu? Chai nước ngọt, nước suối bao nhiêu phải ghi rõ.
Thông tin về các dịch vụ cưới mà bạn đặt
– Danh sách các dịch vụ cưới mà bạn đặt thêm. Ví dụ bạn đặt thêm màn chiếu, máy chiếu, đặt thêm nhóm múa giữa giờ … các dịch vụ này cũng phải được thể hiện trên hợp đồng
– Giá cả các dịch vụ cưới mà bạn đặt thêm. Giá của mỗi loại dịch vụ này bao nhiêu tiền
Thông tin về phương thức đặt cọc và thanh toán
Đây là những thông tin về số tiền bạn đã đặt cọc cho nhà hàng và tổng số tiền phải trả cho thực đơn cưới. Dựa vào những thông tin này vào cuối tiệc thì bạn và nhà hàng sẽ tính toán, cộng trừ để ra số tiền còn lại bạn sẽ tất toán cho nhà hàng.
– Số tiền bạn đã đặt cọc lần 1 (cọc giữ chỗ)
– Số tiền bạn đã đặt cọc lần 2 (cọc món ăn)
– Tổng số tiền phải trả cho thực đơn cưới
Ngoài ra trong hợp đồng còn có một số điều khoản về việc nếu bạn hủy tiệc thì nhà hàng sẽ không hoàn trả lại số tiền bạn đã cọc trong lần 1 và cả lần 2. Khi bạn đặt bút ký vào hợp đồng đặt tiệc cưới với nhà hàng thì bạn phải chấp nhận điều này.
Hợp đồng phải được lập thành ít nhất 2 bản, bên nhà hàng giữ 1 bản và bạn giữ 1 bản. Một điều cần chú ý nữa là phải có chữ ký của bạn và dấu mộc đóng dấu của nhà hàng trong cả 2 bản hợp đồng thì bản hợp đồng mới chính thức có hiệu lực.
Sau khi chính thức ký hợp đồng và đặt cọc tiền thức ăn với nhà hàng rồi thì xem như bạn có thể an tâm về phần tiệc cưới của mình. Bạn nhớ giữ các hóa đơn tiền cọc, và hợp đồng ký với nhà hàng cẩn thận vì có thể khi tất toán tiệc cưới vào cuối buổi tiệc, bên nhà hàng có thể yêu cầu bạn xuất trình lại những giấy tờ này.
Việc tiếp theo bạn làm sau khi đã hoàn thành việc đặt nhà hàng là in thiệp cưới và kiểm tra cẩn thận ngày tháng và giờ giấc trên thiệp mời để khách mời đến dự tiệc cưới của bạn đúng ngày nhé.
>>> Xem thêm: Phương pháp lập ngân sách đám cưới
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thuê dịch vụ bưng quả đám cưới
bàn dự bị, chương trình khuyến mãi nhà hàng tiệc cưới, đặt cọc chỗ, đặt tiệc cưới, đặt tiệc đám cưới, hỏi tiệc, hợp đồng đặt tiệc, khuyến mãi nhà hàng tiệc cưới, khuyến mãi tiệc cưới, kinh nghiệm đặt nhà hàng tiệc cưới, ký hợp đồng đặt tiệc cưới, tiệc cưới
